Kısaca: E-postalarınızı reklam, profilleme veya satış amacıyla kullanmayız. Mobil uygulamada reklam, analiz ya da izleme aracı yoktur. Verileriniz Türkiye'de, kendi veri merkezimizde işlenir. Tek istisna, mobil uygulamanın anlık bildirimleridir: bunlar Apple ve Google'ın bildirim sunucuları üzerinden iletilir (bkz. Bölüm 4).
1. Veri Sorumlusu
BulutMail, Alastyr Telekomünikasyon A.Ş. tarafından sunulan bir hizmettir. Kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu:
| Unvan | Alastyr Telekomünikasyon A.Ş. |
|---|---|
| Adres | 5747 Sokak No:84 Bornova / İzmir / Türkiye |
| Vergi dairesi / no | Ege V.D. · 048 057 38 20 |
| Telefon | +90 (850) 850 46 78 |
| E-posta | info@alastyr.com |
| KEP | alastyr@hs03.kep.tr |
E-posta hesabınız çoğunlukla alan adınızın sahibi olan kurum (örneğin çalıştığınız şirket) tarafından açılır ve yönetilir. Bu durumda o kurum da, kendi çalışanlarının veya üyelerinin e-posta hesapları bakımından ayrıca veri sorumlusudur. Biz hizmeti o kurum adına ve onunla yaptığımız sözleşme çerçevesinde sunarız.
2. İşlenen Kişisel Veriler
2.1. Hesap bilgileri
- E-posta adresi ve görünen ad
- Şifre. Posta sunucusunda geri çevrilemez biçimde (özet olarak) saklanır. Mobil uygulama için ayrıca bkz. Bölüm 4.
- Webmail ayarlarınız, imzalarınız ve adres defteriniz
2.2. E-posta içeriği
- Gönderdiğiniz ve aldığınız iletiler, ekleri, başlıkları
İletiler posta kutunuzda, siz silene veya hesabınız kapatılana kadar saklanır. İçerikler yalnızca hizmetin sağlanması ve güvenlik (spam ve zararlı yazılım taraması) için otomatik olarak işlenir; reklam, profilleme veya pazarlama amacıyla kullanılmaz ve satılmaz.
2.3. E-posta trafik ve güvenlik kayıtları
- Gönderen ve alıcı adresi, konu, tarih ve saat, gönderen sunucunun IP adresi
- Teslim durumu (teslim edildi, ertelendi, geri döndü) ve geri dönme sebebi
- Spam ve virüs tarama sonucu, karantina kaydı
- Hesap başına günlük gönderim sayısı (kötüye kullanımı önlemek için)
2.4. Teknik veriler
- IP adresi, erişim tarihi ve saati, tarayıcı veya cihaz türü
- Webmail oturum çerezleri (bkz. Çerez Politikası)
2.5. Destek yazışmaları
Destek talebinde bulunduğunuzda ilettiğiniz bilgiler ve yazışma geçmişi.
2.6. Spam bildirimleri
Webmailde ya da mobil uygulamada bir iletiyi "Spam" veya "Spam değil" olarak işaretlediğinizde ya da karantinadaki bir iletiyi teslim aldığınızda (bu bir "spam değil" bildirimi sayılır) şunlar kaydedilir:
- Bildirimi yapan e-posta adresiniz, bildirimin zamanı ve nereden yapıldığı (webmail, mobil uygulama veya karantina)
- Bildirdiğiniz iletinin gönderen adresi, konusu ve ileti kimliği
- İletinin bir kopyası (başlıkları ve metni; metindeki bağlantıların alan adları dahil)
Bu bilgiler yalnızca spam ve oltalama tespitini iyileştirmek için kullanılır. İleti metni otomatik olarak satır satır özetlenir; aynı metni taşıyan bildirimler gruplanır ve yetkili çalışanlarımız bu grupları inceleyerek spam olup olmadığına karar verir. Birden fazla kişinin aynı içeriği bildirmesi hâlinde içerik, çalışanlarımızın incelemesini beklerken otomatik olarak da dikkate alınabilir. Spam olarak onaylanan içerikten yalnızca geri çevrilemeyen metin özetleri (parmak izi) e-posta filtreleme sunucularımıza aktarılır ve aynı içerikle gelen yeni iletiler bu özetlerle yakalanır; onaylanan iletiler filtrelerimizin istatistiksel öğrenmesinde de kullanılabilir. Bu bilgiler üçüncü kişilerle paylaşılmaz, reklam veya profilleme amacıyla kullanılmaz.
Saklama: iletinin kopyası 30 gün sonra silinir; spam olarak onaylanan iletilerin kopyası 1 yıl saklanır. Bildirim kaydı (adresiniz, gönderen, konu, ileti kimliği) 1 yıl sonra silinir.
3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK md. 5/2) |
|---|---|
| E-posta hizmetinin, webmailin ve mobil uygulamanın sunulması; iletilerin teslimi | Sözleşmenin kurulması ve ifası (c) |
| Spam, virüs, oltalama ve ele geçirilmiş hesapların tespiti; hesap güvenliği | Meşru menfaat (f) |
| Gönderim limitleri ve kötüye kullanımın önlenmesi; hizmetin sürekliliği | Meşru menfaat (f) |
| Teslim edilemeyen iletilerin sebebini size bildirmek | Sözleşmenin ifası (c) |
| Teknik destek sunmak | Sözleşmenin ifası (c) |
| Yetkili kurumların talepleri ve yasal saklama yükümlülükleri | Hukuki yükümlülük (ç) |
| Anlık bildirim için bildirim belirteci ve bildirim metninin Apple / Google'a (yurt dışı) iletilmesi | Açık rıza (KVKK md. 9): bildirimleri açtığınızda verilir, kapattığınızda geri alınır |
| Uyuşmazlıklarda hakların korunması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e) |
Otomatik spam ve güvenlik denetimleri bir iletinin karantinaya alınmasına veya bir hesabın gönderiminin geçici olarak durdurulmasına yol açabilir. Böyle bir karara itiraz etmek için destek ekibimize başvurabilirsiniz; değerlendirmeyi bir çalışanımız yapar.
4. BulutMail Mobil Uygulaması
BulutMail uygulaması yalnızca Alastyr altyapısında barındırılan alan adlarıyla çalışır. Uygulama, posta sunucunuza bizim mobil sunucumuz (mapi.bulutmail.com, Türkiye) üzerinden bağlanır. Bu sunucuda tutulan ve işlenen veriler:
| Veri | Neden | Ne kadar süre |
|---|---|---|
| E-posta adresi, posta sunucusu adı, görünen ad | Hesabınıza bağlanmak | Hesabı uygulamadan kaldırdığınızda hemen silinir. Cihazınız 90 gün boyunca hiç bağlanmazsa otomatik silinir. |
| Şifreniz (AES-256-GCM ile şifrelenmiş olarak) | Postalarınızı getirmek, göndermek, yeni posta bildirimi ve planlı gönderim yapabilmek | |
| Cihaz kaydı: rastgele cihaz kimliği, platform (iOS/Android), bildirim belirteci, uygulama dili, bildirim önizleme tercihi, cihaz modeli (ör. “Pixel 8”), son bağlanma zamanı ve son bağlanılan IP adresi | Oturumu tanımak, bildirim göndermek ve “Hesap etkinliği” ekranında aynı adresle giriş yapılmış cihazları size göstermek | Uygulamadaki son hesabı kaldırdığınızda veya 90 gün hareketsizlikten sonra silinir |
| Planlı gönderimler, "yanıt gelmezse hatırlat" ve ertelenen mail kayıtları (şifreli; ertelemede yalnız ileti kimliği, gönderen ve konu) | İletiyi seçtiğiniz zamanda göndermek, hatırlatmak ya da ertelenen maili gelen kutusuna geri getirmek | İçerik iş tamamlanınca silinir; kaydın kendisi 30 gün sonra silinir |
| Kişi önerileri: yazıştığınız adresler ve görünen adları (Gönderilenler klasörünüzden ve uygulamadan gönderdiğiniz maillerden) | Alıcı yazarken otomatik tamamlama | Hesabı uygulamadan kaldırdığınızda hemen silinir. Mail içeriği saklanmaz. |
| VIP gönderen listeniz ve bildirim tercihiniz | VIP'lerden gelen maillerde ayrı bildirim, istenirse yalnız VIP bildirimi | |
| İmza logosu (yalnız siz yüklerseniz) | İmzanızda göstermek; alıcıların mail programı logoyu herkese açık, tahmin edilemeyen bir bağlantıdan indirir | Logoyu kaldırdığınızda ya da hesabı uygulamadan kaldırdığınızda hemen silinir |
| Spam / spam değil bildirimleriniz: adresiniz, gönderen, konu, ileti kimliği ve iletinin bir kopyası (bkz. Bölüm 2.6) | Spam ve oltalama tespitini iyileştirmek | İletinin kopyası 30 gün (spam olarak onaylanırsa 1 yıl); bildirim kaydı 1 yıl |
| Teknik kayıt: IP adresi, zaman, istek türü ve yolu | Güvenlik ve arıza tespiti | 14 gün. Arama terimleri ve ileti içerikleri bu kayda yazılmaz. |
| Mobil sunucu veritabanının günlük yedeği (yukarıdaki kayıtlar; şifreler yedekte de şifreli) | Arıza durumunda hizmeti geri yüklemek | 7 gün. Sildiğiniz bilgiler en geç 7 gün içinde yedeklerden de çıkar. |
4.1. E-posta içeriği
İletileriniz posta sunucunuzdan alınıp doğrudan cihazınıza iletilir; mobil sunucumuzda saklanmaz. Tek istisna yukarıdaki planlı gönderimlerdir. Spam veya spam değil olarak bildirdiğiniz iletinin kopyası ise Bölüm 2.6'da anlatıldığı gibi işlenir. Ertelediğiniz bir mail, posta kutunuzda "Ertelenen" klasörüne taşınır ve seçtiğiniz zamanda gelen kutusuna geri döner.
4.2. Anlık bildirimler
Bildirimleri açarsanız, mobil sunucumuz gelen kutunuza düzenli aralıklarla (yaklaşık 10 dakikada bir) kısa süreliğine bağlanıp yeni posta olup olmadığına bakar; yeni posta varsa cihazınıza bildirim gönderilir. Bu kontrolde yalnız yeni iletilerin gönderen ve konusu okunur, saklanmaz. Bildirimler Apple Push Notification service (iPhone) ve Google Firebase Cloud Messaging (Android) üzerinden iletilir; bu hizmetlerin sunucuları yurt dışındadır. Bu sağlayıcılara cihazınızın bildirim belirteci ve bildirim metni gönderilir:
- Önizleme açıksa bildirim metni gönderenin adını ve iletinin konusunu içerir.
- Önizleme kapalıysa yalnızca postanın geldiği kendi e-posta adresiniz ve "Yeni e-posta" metni gönderilir; gönderen ve konu gönderilmez.
- İletinin gövdesi ve ekleri hiçbir zaman bildirimle gönderilmez.
Bildirim almak isteğe bağlıdır. Bu yurt dışı aktarım, bildirimleri açtığınızda verdiğiniz açık rızaya dayanır. Bildirimleri veya önizlemeyi uygulama ayarlarından ya da cihazınızın ayarlarından istediğiniz zaman kapatarak rızanızı geri alabilirsiniz. Bildirim kullanmazsanız bu aktarım hiç gerçekleşmez.
4.3. Cihazınızda tutulanlar
- Oturum anahtarı: cihazın güvenli deposunda (iOS Keychain, Android Keystore)
- Uygulama ayarları, imzalarınız ve hazır yanıt şablonlarınız
- Çevrimdışı okuma açıksa: mail listesi ve açtığınız mailler (en çok 7 gün; ayardan kapatınca silinir)
- Açtığınız ekler: yalnızca görüntülemek veya paylaşmak için geçici olarak; uygulama bunları temizler
4.4. İzinler
Uygulama yalnızca şu izinleri ister, ikisi de isteğe bağlıdır:
- Bildirim: yeni posta bildirimi için
- Face ID / parmak izi: uygulama kilidini açarsanız. Biyometrik doğrulamayı işletim sistemi yapar; biyometrik veriniz uygulamaya veya bize ulaşmaz.
Konum, rehber, kamera, mikrofon veya fotoğraf arşivi izni istenmez. Ek eklerken dosyayı cihazın kendi dosya seçicisiyle siz seçersiniz.
4.5. Reklam ve izleme
Uygulamada reklam, analiz veya izleme aracı (SDK) bulunmaz. Sizi başka uygulama ve web sitelerinde izlemeyiz, verilerinizi satmayız veya reklam için paylaşmayız.
4.6. Hesap ayarları
Otomatik yanıt, yönlendirme ve şifre değiştirme işlemleri, kendi şifrenizle doğrudan posta sunucunuzda yapılır. Uygulama bu ayarların ayrı bir kopyasını tutmaz. Uygulamada yaptığınız posta işlemleri (okundu, taşı, sil, klasör oluşturma, taslak) webmail'de yaptığınız gibi doğrudan posta kutunuza uygulanır.
5. Kişisel Verilerin Aktarılması
- Hesabınızı yöneten kurum: Hesabınızı sizin adınıza açan kurum, kendi barındırma paneli üzerinden hesabınızı yönetebilir (şifre, kota, hesabın kapatılması).
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: yalnızca kanunun öngördüğü durumlarda ve usulüne uygun talep üzerine.
- Alıcıların posta sunucuları: gönderdiğiniz iletiler, e-postanın doğası gereği alıcının posta sunucusuna (yurt içi veya yurt dışı) teslim edilir.
- Apple ve Google (yurt dışı): yalnızca anlık bildirimler için ve açık rızanızla, Bölüm 4.2'de açıklanan kapsamda.
- Uygulama mağazaları: uygulamayı App Store veya Google Play'den indirdiğinizde bu mağazalar kendi gizlilik politikaları çerçevesinde veri işler. Bu işleme bizim kontrolümüzde değildir.
E-posta hizmeti, webmail ve mobil sunucu, Alastyr'in Bornova / İzmir'deki kendi veri merkezinde çalışır. Bu hizmetler için başka bir barındırma şirketine veri aktarılmaz.
6. Saklama Süreleri
| Veri | Süre |
|---|---|
| Posta kutusundaki iletiler | Siz silene veya hesap kapatılana kadar |
| E-posta trafik ve teslim kayıtları | Yaklaşık 31 gün |
| Karantinadaki iletiler | Karantina süresi dolunca otomatik silinir |
| Spam bildirimleri: bildirilen iletinin kopyası | 30 gün; spam olarak onaylananlar 1 yıl |
| Spam bildirimleri: bildirim kaydı (adresiniz, gönderen, konu, ileti kimliği) | 1 yıl |
| Hesap başına sayısal gönderim istatistikleri (ileti içeriği veya alıcı içermez) | Hizmet süresince |
| Mobil uygulama verileri | Bölüm 4'teki tabloya bakın |
| Destek yazışmaları | Hizmet ilişkisi süresince ve yasal süreler boyunca |
Kanunlardan doğan daha uzun saklama yükümlülükleri saklıdır. Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
7. Veri Güvenliği
- Tüm bağlantılarda TLS şifrelemesi
- Mobil uygulama için saklanan şifreler AES-256-GCM ile şifreli; oturum anahtarları sunucuda yalnızca özet olarak tutulur
- Mobil sunucu yalnızca Alastyr ağındaki posta sunucularına bağlanır
- Spam, virüs ve oltalama taraması; ele geçirilmiş hesapların otomatik tespiti
- Yetki bazlı personel erişimi, güvenlik duvarları ve sürekli izleme
- ISO/IEC 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi
8. Çerezler
Web sitesi ve webmail, oturumunuzu sürdürmek için zorunlu çerezler kullanır. Ayrıntılar için Çerez Politikası'na bakın. Mobil uygulama çerez kullanmaz.
9. KVKK Kapsamındaki Haklarınız
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
- KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- Düzeltme ve silme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Başvuru: Talebinizi Türkçe olarak, kimliğinizi doğrulayacak bilgilerle birlikte;
- KEP ile alastyr@hs03.kep.tr adresine,
- ıslak imzalı dilekçe ile yukarıdaki adrese, veya
- sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden info@alastyr.com adresine
iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Yanıtı yetersiz bulursanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
10. Hesap ve Veri Silme
Mobil uygulamadan bir hesabı kaldırmak, o hesap için sunucumuzda tutulan bilgileri hemen siler. E-posta hesabının kendisinin kapatılması ve tüm verilerin silinmesi için adımlar Hesap ve Veri Silme sayfasındadır.
11. Çocukların Gizliliği
BulutMail kurumsal bir e-posta hizmetidir ve 18 yaşından küçükler için tasarlanmamıştır. Çocuklardan bilerek veri toplamayız; böyle bir durumu fark edersek ilgili verileri sileriz.
12. Değişiklikler
Bu metni güncelleyebiliriz. Önemli değişikliklerde web sitesinde ve gerektiğinde uygulama içinde bildirim yaparız. Güncel metin her zaman bu sayfadadır; tarih en üstte yazar.
13. İletişim
Gizlilik ve KVKK: info@alastyr.com · KEP: alastyr@hs03.kep.tr
Teknik destek (7/24): destek@alastyr.com · +90 (850) 850 46 78
Destek sayfası: bulutmail.com/destek.html